Rekisteriseloste vuokrakontti.fi -sivuston käyttäjille ja yhtiön asiakkaille

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Vuokrakontti Oy
Y-tunnus 0494123-8
Yrityspuistontie 2
05200 RAJAMÄKI

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Suomen Vuokrakontti Oy
Yrityspuistontie 2
05200 RAJAMÄKI
09 72588700
traffic@vuokrakontti.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissämme ovat asiakkaamme, tarjouspyynnön yhteydessä tietonsa täyttäneet, uutiskirjeen tilanneet, alihankkijamme ja sidosryhmät.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella
  • Henkilötietoja käsitellään yritysmarkkinoinnin (B2B) osalta oikeutetun edun perusteella, eli teemme yritysten kanssa kauppaa kuten ennenkin. (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan, 1 kohdan, alakohdan f mukaan, ”GDPR”).

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Palveluistamme tiedottaminen
    • Kiinnostuksensa ilmaisseille henkilöille ja/tai yrityksille
    • Yritysasiakkaille, jotka selkeästi ovat potentiaalisia asiakkaitamme

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakas- ja markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • markkinointiviestiluvat

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
  • Toimituksen kannalta oleelliset tiedot, kuten yhteystiedoista poikkeava toimitusosoite
  • Asiakkaan meille mahdollisesti toimittamat, tilaukseen liittyvät muut tiedot
  • Tilauksiin liittyvät dokumentit tallennetaan sähköisesti asiakaskohtaisiin projektikansioihin laatujärjestelmämme vaatimusten mukaisesti.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:

Suomen Vuokrakontti Oy
Yrityspuistontie 2
05200 RAJAMÄKI
09 72588700
traffic@vuokrakontti.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • Asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
  • Markkinointirekisterissämme käytetään mahdollisesti myös muita tietolähteitä kirjepostitusten toteutukseen yritysasiakkaille

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Suomen Vuokrakontti Oy:n ulkopuolelle.

Kaikki alihankkijamme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Luovutamme tietoja alihankkijoillemme mm. tuotteiden kuljetuksen mahdollistamiseksi ja taloushallinnon tehtävien hoitamiseksi.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • Tilipalvelu Rantalainen Oy
  • Blue Cargo Oy
  • SMS Testing Oy / Data Group Porvoo
  • Flashnode Oy

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa ja kohdassa ”poisto-oikeus” mainittujen rajoitteiden mukaisesti (kirjanpitolaki luku 2, 10 §). Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät ja tietoturva

Asiakasrekisteriä käsittelevät Suomen Vuokrakontti Oy:n työntekijät.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Olemme sitoutuneet huolehtimaan tietojesi turvallisuudesta hyvällä tietojen hallinnalla ja huolellisella henkilötietojen käsittelyllä. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja fyysisiä toimenpiteitä tietojesi suojaamiseen.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, pl. uutiskirjeen lähetys. Uutiskirje lähetetään Mailchimp -ohjelmistolla. Mailchimp (Intuit Inc.) on sitoutunut noudattamaan EU-US Data Privacy Frameworkin ehtoja ja toimii siten GDPR asetuksen mukaisesti. https://www.dataprivacyframework.gov/list

11. Evästeet ja analytiikka

Sivustollamme käytetään evästeitä, kuten lähes kaikilla muillakin www-sivuilla. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat selaimeesi ja mahdollistavat esimerkiksi tarjouslaskurin käytön. Käyttämämme evästeet ovat pääosin niin sanottuja istuntoevästeitä. Ne poistuvat automaattisesti, kun poistut verkkosivustolta. Käytämme evästeiden hallintaan Usercentricsin Cookiebot työkalua, jolla voit itse hallita evästeitä vieraillessasi verkkosivuillamme.

Sivuston analytiikkaan käytämme Google Analyticsiä. Analytiikkatietoja lähetetään Googlen palvelimille Yhdysvaltoihin, mutta tässä yhteydessä ei lähetetä mitään varsinaisian henkilötietoja, eikä sivustollamme antamiasi tietoja tai analytiikkatietoja yhdistetä toisiinsa. Google LLC on sitoutunut noudattamaan EU-US Data Privacy Frameworkin ehtoja ja toimii siten GDPR asetuksen mukaisesti. https://www.dataprivacyframework.gov/list

Markkinoinnin kohdentamiseen käytettyjen evästeiden tietoja välitetään Googlelle ja Linkedinille. Google LLC on sitoutunut noudattamaan EU-US Data Privacy Frameworkin ehtoja ja toimii siten GDPR asetuksen mukaisesti. https://www.dataprivacyframework.gov/list, samoin LinkedIn on sitoutunut GDPR:n mukaiseen toimintaan data välittämisessä EU:n ulkopuolelle https://privacy.linkedin.com/gdpr.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Tietosuoja​selosteen muutokset

Mikäli teemme muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, muutokset päivitetään verkkosivuillemme varustettuna muutospäivämäärällä. Mikäli teemme oleellisia muutoksia tietosuojaselosteeseemme, tiedotamme asiasta etukäteen, rekisteriimme tallennettuun sähköpostiosoitteeseen lähetettävällä viestillä.